Implementación de un Sistema de Gestión Académica y Administrativa integrado a un Sistema de Gestión de Expedientes, con la tecnología de Firma Digital.


Necesidad

La Universidad de La Punta (ULP), organismo encargado de llevar adelante el plan San Luis Digital, contaba con un sistema manual de expedientes que necesitaba ser mejorado.

Para avanzar en esa dirección, la ULP realizó un relevamiento de los sistemas existentes y de las necesidades informáticas de la institución. El proyecto a desarrollar requeriría la adquisición de servidores, licencias del sistema de gestión, horas de capacitación y mesa de ayuda para atender consultas de usuarios. Además, como requisito, el sistema debía soportar Firma Digital y reflejar, en su funcionalidad, la experiencia de implementaciones anteriores en instituciones educativas.

Así, el organismo llamó a licitación pública para la “adquisición e implementación de un sistema de gestión académica y administrativa integrado a un sistema de gestión de expedientes”.

Unitech se presentó a la licitación con sus soluciones TRAMIX Gestión Pública y TRAMIX Educación. Cada una de estas soluciones posee diversos módulos que permiten administrar los expedientes de los alumnos, hacer altas, bajas y modificaciones, asignaciones de aulas, compras y pagos, manejos de la tesorería y contabilidad presupuestaria, e incorpora Firma Digital.

Desarrollo e implementación de la solución

La primera etapa de relevamiento se realizó en forma conjunta con la ULP, lo cual facilitó las tareas de establecer los requisitos funcionales del producto, capacitar a usuarios y obtener información fundamental para la implementación del sistema y el desarrollo del proyecto.

Se relevaron todos los sectores de la Universidad y se definió el alcance de los distintos módulos que conformarían el sistema TRAMIX para este proyecto, considerando las particularidades de cada área.

Luego se procedió al diseño de los circuitos administrativos a implementar en cada sistema. Se adaptaron y ajustaron los módulos a partir de las funcionalidades básicas de estos y se estableció la configuración básica del sistema.

En la etapa de implementación se realizó la puesta en marcha de los distintos sistemas en las áreas que participaron del proyecto, lo que incluyó la migración de los datos de las aplicaciones existentes, la parametrización del sistema, la instalación y configuración de las bases de datos, la configuración de los puestos de trabajo y demás acciones tendientes a consolidar el Plan de Trabajo propuesto y aceptado.

Se implementaron además los módulos de Contabilidad Presupuestaria, Contabilidad Financiera, Tesorería, Compras y Stock de Materiales. Luego, se dictaron capacitaciones a los usuarios de todas las áreas de la ULP sobre el uso funcional de los sistemas y se los asistió atendiendo consultas e inquietudes.

Al finalizar el soporte post-implementación, Unitech designó personal técnico funcional para brindar el servicio de Mesa de Ayuda.

La implementación se realizó en los 18 meses previstos. Así, se puso en marcha un sistema orientado al seguimiento y control integral de las operaciones académicas y administrativas de toda la Universidad de La Punta.

Ficha técnica

Producto adquirido: TRAMIX Gestión Pública – TRAMIX Educación.

Arquitectura: SOA y Rich Internet Application.

Lenguaje de programación: JAVA.

Cliente: Universidad de La Punta.

Proveedor: UNITECH S.A.

Usuarios: 200.

Duración del proyecto: 18 meses.

Equipo de Capacitación y Mesa de Ayuda: 8 profesionales.

Marco legal: Ley Provincial N° V-0591-2007 – Firma Digital.